Obligativitate e-Factura în Romania: Tot ce trebuie sa stii

Obligativitatea e-Factura în 2024 a adus schimbări majore pentru afaceri și antreprenorii din România. Dar modificările nu se opresc aici. Ești pregătit să implementezi sistemul de facturare electronică pentru toate tranzacțiile B2B și B2C? Află cum poți să îți protejezi afacerea, să optimizezi procesele și să eviți sancțiunile, adoptând noul sistem digital de facturare!

Știm cu toții că 2024 a adus modificări importante pentru mediul privat, una dintre ele fiind implementarea sistemului național RO e-Factura și aderarea obligatorie la acesta de către toți operatorii economici cu sediul în România, plătitori sau nu de TVA.  

Dar modificările nu se opresc aici. Dacă până acum, obligația e-factura era doar pentru serviciile B2B (business to business), începând de la 1 ianuarie 2025 va fi și pentru serviciile B2C (business to consumer). Detaliem subiectul în articolul prezent, dar vorbim și despre cine este obligat să adere la e-factura, ce impact are asupra afacerilor din România, dar și alte informații utile pentru antreprenori, asociații, ONG-uri, prestatori de servicii etc. 

Ce este e-Factura?

Sursa foto: freepik/rawpixel.com

e-Factura este un sistem electronic de facturare, operațional de la 1 ianuarie 2024 și reglementat de Ordonanța de Urgență 120/2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronica RO e-Factura și factura electronică în România, fiind obligatorie pentru persoanele impozabile (aflăm mai jos cine poate fi această persoană). 

Potrivit acestei ordonanțe, e-Factura este factura emisă și transmisă în format electronic, de tip XML, care permite prelucrarea automată a acesteia. 

Așadar, începând de la 1 ianuarie 2024, toate persoanele impozabile din România au obligativitatea facturării electronice. Altfel spus, sunt obligate să emită și să înregistreze facturi electronice pentru orice tranzacție efectuată între persoanele impozabile stabilite în România.

După cum știm, au fost stabilite 2 etape, prin care persoanele impozabile să se acomodeze cu sistemul de facturare e-factura:

1. Prima, cuprinsă între 1 ianuarie și 30 iunie 2024, instituia obligativitatea e-factura spre toți operatorii economici (înregistrați sau nu în scopuri de TVA) să raporteze în sistemul național e-Factura, toate facturile care au fost emise în relația B2B.
2. A doua etapă, care a început de la 1 iulie 2024, prevede obligația emitenților facturilor electronice să le transmită către destinatari prin acest sistem, dar și implementarea articolului referitor la sancțiuni pentru nerespectarea obligației e-factura.

Ce înseamnă „persoană impozabilă’’?

Potrivit unui articol postat pe www.juridice.ro, înțelegem că la art. 9, alineat 1 din Directiva 2006/112/CE a Consiliului din 28 noiembrie 2006 privind sistemul comun al taxei pe valoarea adăugată, persoana impozabilă este desemnată astfel: „orice persoană care, în mod independent, desfășoară în orice loc orice activitate economică, indiferent de scopul sau rezultatele activității respective.

Orice activitate a producătorilor, comercianților sau persoanelor care prestează servicii, inclusiv activitățile miniere și agricole și activitățile prestate în cadrul profesiunilor liberale, este considerată „activitate economică”. Exploatarea bunurilor corporale sau necorporale în scopul obținerii de venituri cu caracter de continuitate este de asemenea considerata activitate economica.”

Tot în același articol, la alineatul 2, se arată că:

“Pe lângă persoanele prevăzute la alineatul (1), orice persoană care, in mod ocazional, livrează un mijloc de transport nou, expediat sau transportat clientului de către vânzător sau client sau în numele vânzătorului sau al clientului la o destinatie situată în afara teritoriului unui stat membru, dar pe teritoriul Comunității, este considerată o persoană impozabilă.”

Obligativitatea e-Facturii in relatia B2B

Sursa foto: Sursa foto: freepik/rawpixel.com

Cum spuneam mai sus, obligativitatea e-factura este instituită pentru toți operatorii economici, aceștia fiind obligați să folosească sistemul național e-Factura pentru încărcarea facturilor emise pentru bunurile și serviciile oferite în relația B2B.  

Iată declarația referitoare la e-Factura a ministrului Marcel Boloș regăsită într-un comunicat de presă postat pe site-ul Ministerului Finanțelor:  

„Este o decizie pe care o salut și care ne va fi de mare folos. Va însemna creșterea transparenței, monitorizarea precisă a tranzacțiilor și raportarea în timp real către autoritățile fiscale, fiind un instrument valoros în eforturile noastre de a proteja bugetul public și de a asigura o concurență echitabilă între contribuabili. Faptul că facturarea electronică asigură o înregistrare precisă și verificabilă a tranzacțiilor comerciale facilitează procesul de verificare și audit, asigurând că tranzacțiile sunt conforme cu reglementările fiscale și nu au fost manipulate în mod fraudulos. Implementarea facturării electronice obligatorii elimină posibilitatea utilizării facturilor false sau duplicat, deoarece fiecare tranzacție este înregistrată în mod unic. Mai mult, sunt schimbări care ne vor permite să eliminăm cât mai multe declarații și formalități fiscale, aspect care va reduce din povara fiscală pe care o suportă contribuabilii” , a transmis ministrul Marcel Boloș.

Pe înțelesul nostru, începând cu 1 ianuarie 2024, facturarea electronică a devenit obligatorie, ceea ce pare să aibă avantaje atât pentru administrația publică, cât și pentru mediul privat. Iată-le pe cele mai importante: 

• Reducerea fraudei fiscale. Sistemul va ajuta la diminuarea evaziunii fiscale și la reducerea pierderilor din TVA.
• Acces la achiziții publice. Orice companie din UE va putea participa la achizițiile publice din România.
• Colectare eficientă a veniturilor. Datele în timp real vor permite o colectare mai rapidă și mai eficientă a taxelor, sprijinind investițiile publice.
• Transparență și responsabilitate. Instituțiile publice vor gestiona mai bine banii, folosindu-i într-un mod responsabil.
• Analize economice mai bune. Datele colectate vor fi folosite pentru analize detaliate și pentru a crea politici fiscale care sprijină creșterea economică.
• Eliminarea problemelor vechiului sistem. Trecerea la digital va reduce riscurile asociate cu facturile pe hârtie, cum ar fi pierderile sau fraudele.

Potrivit ministrului, scopul măsurii este protejarea bugetului de stat, prevenirea fraudei și asigurarea unei competiții corecte între contribuabili. 

Înțelegem că e-Factura va reduce evaziunea fiscală, prin faptul că se pot verifica toate tranzacțiile comerciale. Că se reduc costurile cu printarea facturilor, că avem un acces mai ușor la toate facturile, și că astfel, nu vom pierde facturile așa cum se poate întâmpla dacă le avem în format fizic. Să nu mai vorbim despre impactul pe care îl are asupra mediului înconjurător. 

Potrivit unui alt comunicat postat pe site-ul Ministerului Finanțelor, termenul limită pentru a transmite facturile emise, pentru livrările de bunuri și prestările de servicii, în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura este de 5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii, dar nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la data-limită prevăzută pentru emiterea facturii.

Ce sancțiuni riști pentru nerespectarea obligativității e-Factura?

Dacă până la 30 iunie 2024 nu a existat nicio sancțiune, de la 1 iulie totul s-a schimbat.

Astfel, nerespectarea termenului limită constituie contravenție, care se sancționează cu amenzi cuprinse între 1000 și 10.000, în funcție de tipul firmei. 

Nerespectarea obligației e-factura este soldată cu o amendă între 5.000 lei-10.000 lei pentru contribuabilii mari, între 2.500-5.000 pentru contribuabilii mijlocii și între 1.000-2.500 lei pentru celelalte persoane juridice/persoane fizice. 

Un alt aspect de reținut este faptul că destinatarii care primesc facturile emise de alți operatori economici, nu au voie să primească sau să înregistreze o factură (în relația B2B), care nu a fost trimisă de către emitenți prin acest sistem. Altfel, destinatarii facturii sunt pasibili de o amendă egală cu valoarea TVA înscrisă în factură. 

După cum probabil știi, pentru utilizarea sistemului este necesar să te înregistrezi în SPV- Spațiul Privat Virtual de pe site-ul ANAF. 

Află cum se folosește sistemul național de facturare electronică RO e-Factura, accesând ghidul pus la dispoziție de ANAF pe site-ul acestora. 

Cine trebuie să folosească e-Factura?

Obligativitatea e-factura (factura electronică) B2B este instituită către 2 categorii principale de operatori economici:

1. Persoanele impozabile stabilite în România, fie că sunt înregistrate sau nu în scopuri de TV.
2. Persoanele impozabile care nu sunt stabilite în România, dar care sunt înregistrate în scopuri de TVA în țara noastră. 

Utilizarea sistemului este obligatorie pentru mai multe categorii de contribuabili, începând cu autoritățile publice până la companiile aparținând mediului privat, fie că obiectul este prestarea serviciilor sau livrarea de bunuri. 

Trebuie reținut că facturile emise de persoanele impozabile către persoane fizice nu fac încă obiectul acestei reglementări legale, ci doar facturile emise spre persoane juridice, dar de la 1 ianuarie 2025 totul se schimbă. (citește mai jos despre acest subiect).

Dacă ești antreprenor, este esențial să fii la curent cu noile reglementări privind facturarea electronică. În acest sens, un curs de contabilitate, te poate ajuta să dobândești cunoștințe valoroase despre cum să te conformezi acestor reguli, evitând astfel amenzile și asigurând o bună gestionare a documentelor fiscale. În plus, te va ajuta să economisești resurse importante (bani, timp). 

Ce beneficii ai dacă participi la un asemenea curs?

• Este un curs autorizat, recunoscut la nivel național și internațional; 
• Primești diploma cu titulatura de contabil; 
• La plata integrală, beneficiezi de reducere;
• Ai acces permanent la platforma de elearning, de unde vei putea prelua suportul de curs, și multe alte beneficii pe care le poți citi aici. 

Înscrie-te la cursul nostru de contabilitate și învață să-ți faci singur actele contabile

Ce informații să incluzi într-o factură electronică? 

Factura electronică transmisă prin sistemul RO e-Factura trebuie să conțină aceleași informații ca și o factură obișnuită. Iată elementele necesare:

• 1. Date de identificare ale facturii. Acestea includ numărul unic al facturii și data la care a fost emisă.

• 2. Detalii despre vânzător și cumpărător/prestator și beneficiar. Informațiile de identificare ale companiei care a furnizat bunurile sau serviciile, precum și detalii despre destinatar, inclusiv codul fiscal.

• 3. Informații despre produse și servicii. Detalii despre bunurile livrate, serviciile prestate sau lucrările efectuate.

• 4. Informații privind plată. Identificarea beneficiarului plății și instrucțiunile necesare pentru efectuarea plății.

• 5. Defalcarea TVA. Detalii privind taxa pe valoarea adăugată.

• 6. Totalul facturii. Suma totală de plată, inclusiv TVA.

În esență, factura electronică are toate detaliile necesare pentru a descrie tranzacția și a asigura transparența și conformitatea cu reglementările fiscale.

Așadar, obligativitatea facturării electronice se adresează tuturor operatorilor economici plătitori de TVA sau nu, care au sediul stabilit în România. 

Ce se intampla cu obligativitatea e-Factura incepand cu data de 1 ianuarie 2025?

Sursa foto: Sursa foto: freepik

Începând cu 1 ianuarie 2025, e-Factura devine obligatorie și în relația B2C (business to consumer). Altfel spus, operatorii economici vor fi obligați să utilizeze sistemul e-Factura și pentru persoanele fizice care achiziționează bunuri și servicii pe CNP. 

Dacă în perioada 1 iulie 2024 -31 decembrie 2024 aceasta este opțională, de la începutul anului următor devine obligatorie, potrivit OUG nr. 69/2024 pentru modificarea și completarea unor acte normative în domeniul gestionării și implementării sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și al aparatelor de marcat electronice fiscale, precum și pentru alte măsuri fiscale.

O altă modificare care ar trebui să fie aplicată de la 1 ianuarie 2025 este exceptarea de la obligația de folosire a sistemului național RO e-Factura a persoanelor impozabile care emit facturi pentru operațiuni care nu sunt supuse TVA-ului, sau sumele care nu se includ în baza de impozitare a TVA, conform Codului fiscal, pentru care nu există obligația emiterii unei facturi conform art. 319 din Codul fiscal, precum și misiunile diplomatice și oficiile consulare, Comunitatea Europeană, Comunitatea Europeană a Energiei Atomice, Banca Centrală Europeană, Banca Europeană de Investiții, Comisia Europeană sau alte organisme internaționale, forțele armate ale statelor membre NATO, cu excepția situației în care acestea optează pentru utilizarea sistemului. 

Așadar, obligativitatea e-factura se răsfrânge și asupra persoanelor fizice care achiziționează bunuri și servicii. 

Impactul obligativitatii e-Factura asupra afacerilor din Romania

Sursa foto: freepik

Obligativitatea e-Factura în România aduce avantaje, dar vine și cu o serie de provocări și dezavantaje pentru afaceri. Iată o privire mai detaliată asupra acestor aspecte:

Să vedem ce avantaje are sistemul e-factura pentru afaceri: 

1. Simplificarea proceselor prin faptul că e-Factura elimină documentele pe hârtie, ceea ce face ca facturarea să fie mai rapidă și mai ușoară.
2. Reducerea erorilor. Automatizarea procesului reduce greșelile umane care pot apărea în facturarea tradițională.
3. Transparență și control. Sistemul ajută la monitorizarea tranzacțiilor și combate evaziunea fiscală.
4. Costuri reduse. Economii din eliminarea hârtiei și a costurilor de transport și stocare.
5. Accesibilitate. Facturile electronice pot fi accesate rapid de pe orice dispozitiv cu conexiune la internet.

Obligativitatea facturii electronice vine și cu provocări, dar și cu dezavantaje:

1. Costuri de implementare. Afacerile, în special cele mici, pot întâmpina dificultăți din cauza costurilor inițiale necesare pentru a trece la un sistem de facturare electronică. Acestea includ achiziționarea de software, instruirea personalului privind obligația e-factura și, eventual, upgradarea echipamentelor.
2. Nevoia de instruire. Angajații trebuie să învețe cum să utilizeze noile sisteme de e-Factura, ceea ce poate duce la o perioadă de adaptare. Aceasta poate încetini inițial procesul de facturare și poate necesita resurse suplimentare pentru formare.
3. Probleme tehnice. Implementarea e-Factura depinde de infrastructura IT a unei companii. Afacerile mici sau cele din zone rurale ar putea întâmpina dificultăți legate de conexiunea la internet, actualizări de software sau probleme tehnice care pot întrerupe activitatea.
4. Risc de securitate. Chiar dacă e-Factura poate fi mai sigură decât sistemele tradiționale, există întotdeauna riscul unor atacuri cibernetice. Companiile trebuie să investească în măsuri de securitate pentru a proteja datele financiare sensibile.
5. Rezistență la schimbare. Unele afaceri pot fi reticente în a adopta e-Factura din cauza obișnuinței cu sistemele vechi sau din cauza lipsei de încredere în noile tehnologii. Această rezistență poate încetini procesul de tranziție și poate crea obstacole în integrarea sistemelor de e-Factura.
6. Dependență de infrastructura IT. În cazul unor defecțiuni ale sistemelor IT, activitatea de facturare poate fi întreruptă complet. Această dependență poate fi problematică în caz de pierderi de date sau alte probleme tehnice majore.

În concluzie, deși e-Factura aduce beneficii importante pentru afacerile din România, precum eficiență sporită și reducerea costurilor, există și provocări semnificative care trebuie gestionate. Costurile inițiale de implementare, necesitatea instruirii și riscurile de securitate sunt doar câteva dintre aspectele pe care companiile trebuie să le ia în considerare pentru a se adapta cu succes la acest nou sistem.

Dacă vrei să înțelegi mai multe despre e-factura, SPV, dar și cum să întocmești documentele contabile, înscrie-te la cursul nostru.