Fiecare angajare legală lasă o urmă digitală. În spatele oricărui contract de muncă înregistrat corect stă un sistem extrem de important, dar puțin înțeles în afara departamentului de resurse umane.

Revisal nu este doar un instrument administrativ, ci o garanție a transparenței între angajator și angajat.

Prin urmare, indiferent dacă ești angajat, manager sau antreprenor la început de drum, înțelegerea acestui sistem te poate scuti de greșeli costisitoare sau de întrebări fără răspuns. Așa că, dacă vrei să afli ce inseamna Revisal, de ce este important și cum funcționează în 2025, ești în locul potrivit.

Ce este Revisal

Toate contractele de muncă active într-o companie trebuie înregistrate într-un sistem oficial. Acest sistem se numește Revisal. Ce este?

Reprezinta prescurtarea pentru Registrul General de Evidență a Salariaților, un program informatic pus la dispoziția angajatorilor de către Inspecția Muncii.

Acest program este utilizat pentru înființarea și completarea registrului general de evidență a salariaților în format electronic. Aplicația Revisal poate fi descărcată gratuit de pe site-ul oficial al Inspecției Muncii de către orice angajator care dorește să o utilizeze.

Prin acest sistem, statul monitorizează în timp real relațiile de muncă, iar angajatorii își respectă obligațiile legale privind înregistrarea, modificarea și încetarea contractelor individuale de muncă.

Istoria și apariția Revisal

Sistemul Revisal a fost introdus în România ca o măsură pentru digitalizarea și eficientizarea relațiilor de muncă. A fost lansat oficial prin Hotărârea de Guvern nr. 161/2006, cu actualizări ulterioare, pentru a crea o bază de date națională privind evidența contractelor individuale de muncă.

Până la apariția Revisal, aceste informații erau gestionate manual sau în sisteme separate, ceea ce făcea controlul dificil și creștea riscul de muncă nedeclarată.

Prin implementarea acestui program, autoritățile și-au propus să crească transparența și să ofere un mecanism eficient de verificare pentru Inspecția Muncii.

Scopul principal al Revisal

Revisal are un rol central în gestionarea corectă a relațiilor de muncă. Scopul său este să asigure trasabilitatea tuturor contractelor de muncă și modificărilor acestora, de la înființare, până la încetare.

Pentru angajatori, oferă un cadru clar de înregistrare a informațiilor privind salariații.

Pentru angajați, este o garanție că drepturile lor sunt înregistrate oficial și că nu lucrează „la negru”. În același timp, autoritățile pot folosi această bază de date pentru a verifica legalitatea contractelor și a sancționa eventualele abateri.

Ce înseamnă Revisal pentru angajatori

Cu acest program se ține o evidență clară a tuturor salariaților. Noile reglementări în ceea ce privește completarea programului REVISAL contribuie la crearea unei baze de date complete despre activitatea angajaților.

Astfel, s-a făcut o trecere treptată de la evidența salariaților prin intermediul cărților de muncă către un sistem centralizat bine pus la punct.

Fiecare angajator are obligația de a trimite la Inspectoratul Teritorial de Muncă un registru general de evidență a salariaților.

Ce trebuie să completeze angajatorul în REVISAL?

În primul rând, elementele de identificare a tuturor angajaților, durata timpului de muncă, salariul și sporurile, perioada și clauzele de suspendare a contractului individual de muncă.

Importanța acordată de legiuitor în ceea ce privește caracterul complet de înregistrare a datelor în REVISAL este una foarte mare, deoarece, în caz contrar, amenzile sunt foarte mari.

Cine are obligația să folosească Revisal

Obligația de a utiliza Revisal revine tuturor angajatorilor care au cel puțin un salariat cu contract individual de muncă. Asta înseamnă:

Firme private, indiferent de dimensiune
Instituții publice și autorități locale
ONG-uri și asociații
Persoane fizice autorizate (PFA), dacă au angajați

Chiar și angajatorii care au un singur angajat trebuie să completeze și să transmită datele prin Revisal.

Termene și obligații legale

Legea stabilește termene clare pentru raportarea în Revisal. Cele mai importante sunt:

Înregistrarea contractului individual de muncă: cu cel târziu o zi lucrătoare înainte de începerea activității salariatului.
Modificările contractului (salariu, funcție, durată, program etc.) – se înregistrează în termen de 20 de zile lucrătoare de la data apariției modificării.
Încetarea contractului: trebuie operată cel târziu la data încetării efective.

Nerespectarea acestor termene atrage sancțiuni contravenționale. Amenzile pot ajunge până la 8.000 de lei pentru angajatorii care omit să declare sau să actualizeze datele în Revisal la timp.

Ce înseamnă Revisal pentru angajați

Ce date sunt introduse despre angajați

În Revisal sunt înregistrate datele esențiale care definesc relația ta de muncă. Printre acestea se numără:

Data angajării
Tipul contractului (pe durată determinată sau nedeterminată)
Funcția ocupată (conform clasificării COR)
Durata timpului de muncă (normă întreagă sau part-time)
Salariul de bază
Sporurile și alte beneficii (acolo unde este cazul)
Modificări ale funcției, salariului sau programului
Data încetării contractului, dacă este cazul

Aceste date formează „istoricul tău de muncă oficial” și pot fi utile nu doar pentru verificări curente, ci și pentru viitoare angajări sau solicitări de vechime.

Cum poate verifica un angajat datele din Revisal

Dacă vrei să afli ce informații a transmis angajatorul tău în Revisal, poți face acest lucru foarte simplu.

Există două opțiuni oficiale:

Cerere la Inspectoratul Teritorial de Muncă (ITM)
Te prezinți personal, cu actul de identitate, la sediul ITM de care aparții și soliciți eliberarea unui extras din Revisal. Acest document conține toate informațiile introduse de angajatori înregistrate până în prezent.
Prin portalul REGES online (dacă ai cont activ)
Unele ITM-uri oferă acces online pentru salariați printr-un cont creat în sistemul REGES (Revisal). Aici poți consulta oricând datele tale, fără să te deplasezi.

Este important să știi că, dacă descoperi erori sau informații lipsă, ai dreptul să soliciți angajatorului rectificarea acestora.

Cum se completează și transmite Revisal

Completarea și transmiterea Revisal presupune un proces bine structurat, care trebuie urmat pas cu pas pentru a fi conform cu legislația.

Totul începe cu instalarea aplicației Revisal, pusă la dispoziție gratuit de Inspecția Muncii, de pe site-ul oficial inspectiamuncii.ro.

Odată instalată aplicația pe un calculator din firmă (de regulă în cadrul departamentului HR sau la contabilitate), angajatorul trebuie să urmeze următorii pași:

Crearea bazei de date – în aplicație, se creează un fișier pentru fiecare angajat în parte, unde se introduc date esențiale precum:

Nume și prenume;
CNP;
Tipul și durata contractului de muncă;
Data începerii activității;
Salariul, norma de lucru, funcția;
Orice modificare ulterioară a contractului (suspendare, încetare etc.).

Validarea datelor. Aplicația are o funcție internă care verifică dacă toate câmpurile sunt completate corect. În cazul unor erori sau omisiuni, acestea sunt semnalate automat.
Generarea fișierului XML. După completarea și validarea datelor, se generează un fișier cu extensia .xml, care conține toate informațiile privind angajații și modificările contractuale.
Transmiterea către ITM. Acest fișier XML trebuie trimis prin platforma online REGES (Registrul General de Evidență a Salariaților), la care angajatorii au acces pe baza unui nume de utilizator și a unei parole primite de la Inspectoratul Teritorial de Muncă (ITM) din județul în care este înregistrată firma.
Confirmarea transmiterii – după trimiterea fișierului, sistemul generează o dovadă de înregistrare, care trebuie salvată și păstrată în firmă, ca document justificativ în caz de control.

Este important ca fișierele să fie transmise:

cu cel târziu o zi lucrătoare înainte de începerea efectivă a activității pentru noii angajați;
în termen de 20 de zile lucrătoare de la orice modificare intervenită în contractul de muncă (cum ar fi salariul, funcția, durata).

Cine întocmește Revisal în cadrul firmei

De regulă, completarea și transmiterea datelor în Revisal intră în responsabilitatea departamentului de resurse umane sau a persoanei desemnate pentru administrarea personalului.

În firmele mici, acest rol poate fi îndeplinit de contabilul care gestionează și alte sarcini administrative.

Pentru a gestiona corect toate obligațiile legale legate de Revisal, este esențial ca persoana responsabilă să aibă o formare profesională adecvată. Dacă îți dorești să lucrezi în acest domeniu sau să-ți actualizezi cunoștințele, poți urma, sau îți poți trimite angajații să urmeze cursuri acreditate de formare profesională în domeniul resurselor umane și administrării de personal.

Este important de reținut că persoana care întocmește Revisal trebuie să aibă cunoștințe clare despre legislația muncii, tipurile de contracte și obligațiile legale privind angajările, modificările contractuale și încetările de contract.

Practic, sarcinile includ:

Înregistrarea angajărilor noi înainte de începerea activității;
Actualizarea datelor la fiecare modificare contractuală (salariu, funcție, normă etc.);
Înregistrarea suspendărilor și încetărilor contractelor.

În cazul firmelor care externalizează serviciile de HR sau contabilitate, completarea și transmiterea Revisal poate fi făcută de un furnizor specializat, pe baza unei împuterniciri legale.

Platforma tehnică și actualizările Revisal

Revisal este un software gratuit pus la dispoziție de către Inspecția Muncii și poate fi descărcat de pe site-ul oficial al instituției.

Programul este compatibil cu sistemul Windows și vine cu instrucțiuni detaliate privind instalarea și utilizarea.

La nivel tehnic, Revisal funcționează local, ceea ce înseamnă că fiecare angajator îl instalează pe propriul calculator.

După completarea datelor, fișierul generat este transmis electronic către Inspectoratul Teritorial de Muncă (ITM), prin platforma dedicată (Reges – portalul oficial de transmitere).

Periodic, Inspecția Muncii actualizează versiunea Revisal pentru a introduce:

noi coduri COR și actualizări legislative;
opțiuni pentru modificări contractuale;
corecții tehnice și îmbunătățiri de funcționalitate.

Este important să folosești întotdeauna cea mai recentă versiune a aplicației, pentru a evita erori în transmiterea datelor.

Orice eroare tehnică, completare greșită sau omisiune poate atrage sancțiuni, așa că este recomandat să faci backup regulat și să salvezi baza de date local.

Revisal rămâne un instrument util și important pentru buna funcționare a relațiilor de muncă. El asigură o evidență clară și centralizată a salariaților și a contractelor individuale de muncă, protejând atât drepturile angajaților, cât și interesele angajatorilor.

Prin utilizarea corectă a aplicației, companiile demonstrează respect față de legislație, transparență și responsabilitate față de propriii angajați.

În același timp, angajații au acces direct la informații esențiale despre situația lor contractuală, ceea ce întărește încrederea și claritatea în raportul de muncă.

Respectarea obligațiilor legale legate de Revisal nu este doar o formalitate birocratică, ci o componentă importantă a unui climat de lucru corect și bine organizat.

Ignorarea acestor responsabilități poate duce la sancțiuni serioase, dar mai ales la pierderea credibilității în fața instituțiilor de control și a angajaților.

Sursa foto: imagini generate cu AI