La birou nu ai nevoie de toate cele câteva sute de funcții din Excel. Ai nevoie de cinci sau șase, folosite bine. Cu ele cauți informații într-un alt tabel, aduni sume după condiții, numeri înregistrări și eviți erorile urâte din rapoarte.
Funcțiile Excel cele mai folosite la birou sunt XLOOKUP (sau VLOOKUP), SUMIFS, COUNTIFS, IF și IFERROR. Mai jos le iei pe rând, fiecare cu un exemplu de birou: o listă de salariați și un registru de facturi. Pentru fiecare vezi sintaxa, o formulă gata de copiat și greșeala pe care o fac cei mai mulți la început.
Înainte de formule: numele funcțiilor și separatorul
Dacă ai Excel cu interfața în română, funcțiile apar tot cu numele din engleză: VLOOKUP, SUMIFS, IF. Așa le găsești și în documentația Microsoft în limba română. Ce se schimbă de la un calculator la altul este separatorul dintre argumente.
Pe un Windows cu setări regionale românești, virgula este separator zecimal, așa că între argumente pui punct și virgulă: =IF(A2>10;”Da”;”Nu”). Pe un calculator cu setări în engleză, aceeași formulă se scrie cu virgule. În articol folosim punct și virgulă. Dacă Excel îți spune că formula are o problemă, încearcă virgula.
XLOOKUP și VLOOKUP: aduci date dintr-un alt tabel
Situația: ai foaia „Salariați”, cu marca în coloana A, numele în B, departamentul în C și salariul de încadrare în D. Într-un alt fișier primești doar mărci și trebuie să completezi lângă fiecare departamentul.
Cu XLOOKUP, formula din celula de lângă marcă (G2) arată așa:
=XLOOKUP(G2;Salariați!A:A;Salariați!C:C;”Marcă inexistentă”)
Citești formula așa: caută valoarea din G2 în coloana A a foii Salariați și adu valoarea de pe același rând din coloana C. Dacă nu o găsești, scrie „Marcă inexistentă”. Sintaxa completă este XLOOKUP(lookup_value; lookup_array; return_array; [if_not_found]; [match_mode]; [search_mode]), dar la birou folosești aproape mereu doar primele trei sau patru argumente.
Dacă ai o versiune mai veche de Excel și primești eroarea #NAME?, înseamnă că XLOOKUP nu există la tine. Atunci folosești VLOOKUP:
=VLOOKUP(G2;Salariați!A:D;3;FALSE)
Aici 3 este numărul coloanei din zona selectată (A=1, B=2, C=3), iar FALSE cere potrivire exactă.
Diferențele care contează în practică:
- VLOOKUP caută doar în prima coloană a zonei și aduce date doar din dreapta ei. XLOOKUP caută în orice coloană și aduce date din orice parte.
- VLOOKUP folosește un număr de coloană fix. Dacă cineva inserează o coloană în tabel, formula aduce altă informație. XLOOKUP nu are problema asta.
- VLOOKUP fără FALSE la final face potrivire aproximativă și poate returna valori greșite fără niciun avertisment. XLOOKUP face implicit potrivire exactă.
SUMIFS: aduni doar ce respectă condițiile tale
Situația: ai registrul de facturi, cu clientul în coloana B, agentul în C, luna în D și valoarea în E. Vrei să știi cât a vândut agentul Ionescu în martie.
=SUMIFS(E:E;C:C;”Ionescu”;D:D;”martie”)
Sintaxa este SUMIFS(zonă_sumă; zonă_criterii1; criterii1; [zonă_criterii2; criterii2]; …). Primul argument e mereu coloana pe care o aduni. Apoi vin perechi: unde verifici și ce condiție pui.
În loc să scrii numele în formulă, pune-l într-o celulă. Dacă H2 conține „Ionescu” și I1 conține „martie”, formula devine =SUMIFS(E:E;C:C;H2;D:D;I1). O tragi apoi pe rânduri și coloane și obții un tabel complet, agent pe lună, dintr-o singură formulă.
Poți folosi și condiții de comparație. De exemplu, suma facturilor peste 5.000 de lei: =SUMIFS(E:E;E:E;”>5000″). Asteriscul ține locul oricărui text, deci „*SRL” prinde toți clienții al căror nume se termină în SRL.
Greșeala frecventă: SUMIF, varianta cu o singură condiție, are ordinea argumentelor inversată. Acolo zona de adunat vine la final: =SUMIF(C:C;”Ionescu”;E:E). Dacă treci de la una la alta, verifică ordinea.
COUNTIFS: numeri înregistrări după criterii
Situația: la resurse umane, vrei să știi câți salariați are departamentul Vânzări cu salariul de încadrare peste o anumită valoare. Folosind foaia „Salariați” de mai sus:
=COUNTIFS(C:C;”Vânzări”;D:D;”>6000″)
Sintaxa este aceeași ca la SUMIFS, doar că lipsește zona de adunat: COUNTIFS(zonă_criterii1; criterii1; [zonă_criterii2; criterii2]; …). Toate condițiile trebuie îndeplinite în același timp.
Un truc util pentru liste lungi: COUNTIFS găsește duplicatele. Într-o coloană nouă scrii =COUNTIFS(A:A;A2) și tragi în jos. Orice rezultat mai mare decât 1 înseamnă că marca, CNP-ul sau numărul facturii apare de mai multe ori.
Formule ca acestea se învață repede din articole, dar se fixează doar când le aplici pe datele tale, cu cineva care îți arată unde ai greșit. La cursul de Excel avansat de la Bestcor punem în practică formule și automatizarea calculelor, pe exerciții, live pe Zoom.
IF: iei decizii automate în tabel
Situația: vrei să marchezi automat facturile restante. În coloana F ai data scadenței, în G data încasării (goală dacă factura nu e plătită).
=IF(AND(G2=””;F2<TODAY());”Restantă”;”OK”)
Sintaxa de bază este IF(test_logic; valoare_dacă_adevărat; [valoare_dacă_fals]). Aici testul are două condiții legate cu AND: nu există dată de încasare și scadența a trecut. Funcția TODAY ia data zilei, deci marcajul se actualizează singur în fiecare dimineață.
Un exemplu din HR: calculezi un bonus doar pentru cine și-a depășit ținta. Dacă vânzările sunt în B2, iar ținta în C2: =IF(B2>=C2;B2*5%;0).
Greșeala frecventă: zece funcții IF puse una în alta. Devin imposibil de citit și de corectat. Dacă ai multe praguri, ține-le într-un tabel separat și caută în el cu XLOOKUP.
IFERROR: rapoarte fără #N/A și #DIV/0!
Când trimiți un raport, ultimul lucru pe care îl vrei este o coloană plină de #N/A. IFERROR înlocuiește orice eroare cu ce alegi tu. Sintaxa este IFERROR(valoare; valoare_dacă_eroare).
Exemplul clasic este un procent de realizare, unde unele ținte sunt zero:
=IFERROR(B2/C2;0)
La fel îl poți folosi în jurul unui VLOOKUP: =IFERROR(VLOOKUP(G2;Salariați!A:D;3;FALSE);”Lipsă”).
Atenție: IFERROR ascunde orice eroare, inclusiv pe cele care îți semnalează o problemă reală, cum ar fi o referință greșită. Pune-l abia după ce formula funcționează corect.
Dacă lucrezi sau vrei să lucrezi în resurse umane, formulele de mai sus apar zilnic în evidențe și rapoarte. Găsești mai multe despre cum intri în domeniu în articolul cum să lucrezi în HR fără experiență.
Întrebări frecvente
Funcțiile au alt nume în Excel în limba română?
În Excel cu interfața în română, funcțiile folosesc numele din engleză, iar documentația Microsoft în română le prezintă tot așa. Diferența practică este separatorul: punct și virgulă în loc de virgulă, în funcție de setările regionale ale calculatorului.
Ce fac dacă nu am XLOOKUP?
Folosești VLOOKUP, cu FALSE ca ultim argument pentru potrivire exactă. Dacă valoarea pe care o aduci se află în stânga coloanei în care cauți, folosești combinația INDEX și MATCH.
De ce SUMIFS îmi dă 0 deși văd datele?
Cel mai des, sumele sau criteriile sunt salvate ca text, sau textul diferă prin spații ascunse („Ionescu ” în loc de „Ionescu”). Verifică o celulă din coloana de sume: dacă e aliniată la stânga, probabil e text.
Contează dacă scriu numele funcției cu litere mici?
Nu. Poți scrie =sumifs( și Excel transformă singur numele în majuscule când apeși Enter. Dacă numele rămâne cu litere mici, e un semn bun că l-ai scris greșit sau că funcția nu există în versiunea ta.
Când e mai bine un tabel pivot decât SUMIFS?
Tabelul pivot e mai rapid când explorezi datele și schimbi des întrebarea. SUMIFS e mai potrivit pentru un raport cu formă fixă, pe care îl completezi în fiecare lună la fel.
Pasul următor
Alege una dintre formulele de mai sus și aplic-o chiar azi pe un fișier de la birou. Dacă vrei să înveți sistematic formule, funcții pe categorii și calcule automatizate, cu exerciții și un formator care îți răspunde pe loc, intră pe pagina cursului de Excel avansat, unde găsești prețul și datele de începere actualizate. Pentru întrebări, ne suni la 0377 101 557.
