Știai că aproximativ 80% din informațiile esențiale ale unei organizații pot fi pierdute sau inaccesibile dacă nu sunt gestionate corect?
Acum când datele și documentele sunt nucleul oricărei activități – de la instituții publice la companii private – rolul arhivarului devine mai important ca niciodată.
Poate că, până acum, te-ai gândit la arhivare ca la o activitate de birou, monotonă și învechită. Însă, realitatea este alta: un arhivar bine pregătit este gardianul informației, expertul care asigură ordinea, legalitatea și accesibilitatea documentelor pe termen lung.
Dacă îți dorești un loc de muncă stabil, organizat și cu o contribuție reală în funcționarea unei instituții sau companii, meseria de arhivar ar putea fi exact ceea ce cauți.
În acest ghid, îți voi arăta pas cu pas ce presupune această profesie, cum poți începe de la zero și ce ai de făcut pentru a deveni un adevărat expert în domeniu.
Ce este un arhivar și care sunt responsabilitățile sale
Dacă te întrebi ce face un arhivar, răspunsul e mult mai complex și interesant decât ai crede. Arhivarul este persoana care dă sens și structură haosului informațional dintr-o organizație.
De la păstrarea documentelor în siguranță, până la organizarea logică a acestora pentru acces rapid, rolul său este esențial într-o lume în care fiecare act contează.
Definiția și rolul arhivarului în organizații
Un arhivar este specialistul care se ocupă cu colectarea, organizarea, conservarea și evidența documentelor produse sau primite de o instituție, companie sau altă entitate.
Indiferent că e vorba de documente fizice sau digitale, arhivarul se asigură că acestea sunt păstrate corect, în conformitate cu legislația în vigoare și cu regulile interne ale organizației.
Mai mult decât atât, arhivarul este și un consultant intern, pentru că oferă colegilor informațiile necesare la momentul potrivit, fără întârzieri sau erori. Practic, este omul din umbră care face posibilă buna funcționare a unei structuri administrative.
Tipuri de documente gestionate
Un arhivar nu lucrează doar cu hârtii prăfuite, ci cu o gamă variată de documente, precum:
- contracte și acte oficiale,
- documente contabile și financiare,
- corespondență internă și externă,
- procese verbale,
- dosare de personal,
- registre,
- și, în era digitală, chiar și fișiere electronice (PDF, e-mailuri, baze de date).
Fiecare tip de document are un termen de păstrare diferit și o importanță specifică, iar arhivarul trebuie să le cunoască pe toate ca să le gestioneze corect.
Diferența dintre arhivar și bibliotecar
E o confuzie frecventă: arhivarul și bibliotecarul par să facă lucruri similare, dar în realitate au roluri diferite.
Bibliotecarul lucrează în principal cu cărți și materiale destinate publicului – are o misiune educațională și culturală. Arhivarul, în schimb, se ocupă cu documentele oficiale ale unei organizații, adesea confidențiale, și are un rol administrativ și legal.
Pe scurt, dacă vrei să știi ce face un arhivar, gândește-te la el ca la un gardian al memoriei instituționale, cu responsabilitatea de a păstra și proteja tot ce contează din punct de vedere legal, istoric și operațional.
Competențele necesare pentru a deveni arhivar
Dacă îți dorești să urmezi acest drum profesional, e important să știi nu doar ce face un arhivar, ci și ce competențe trebuie să ai pentru a face față cu succes provocărilor din domeniu.
Nu este o meserie grea, dar necesită atenție, disciplină și o bună cunoaștere a proceselor administrative.
Abilități tehnice esențiale
Un arhivar modern nu mai lucrează doar cu dosare și rafturi de hârtie. În ziua de azi, trebuie să fii familiarizat cu:
- programe de gestiune arhivistică (softuri specializate pentru evidența și organizarea documentelor),
- utilizarea sistemelor informatice (Word, Excel, baze de date),
- noțiuni de arhivare digitală și scanare,
- organizarea fișierelor în format electronic, în conformitate cu normele interne.
Chiar dacă multe dintre aceste lucruri le poți învăța la cursuri sau direct în timpul practicii, e important să ai un minim confort în lucrul cu tehnologia.
Competențe organizatorice și analitice
Unul dintre cele mai importante lucruri pe care le face un arhivar este să pună ordine acolo unde alții văd doar haos. Pentru asta, ai nevoie de:
- gândire logică și capacitate de analiză,
- atenție la detalii – un act lipsă poate însemna un proces pierdut sau o problemă fiscală serioasă,
- disciplină și răbdare, mai ales când gestionezi volume mari de documente,
- capacitatea de a lucra cu termene-limită și priorități.
Fără aceste abilități, riști să pierzi controlul asupra arhivei – iar asta poate avea consecințe serioase pentru organizație.
Cunoștințe legislative și de conformitate
Nu în ultimul rând, un arhivar trebuie să cunoască legislația care reglementează păstrarea documentelor. Printre cele mai importante aspecte se numără:
- legea arhivelor naționale, care stabilește ce documente se păstrează, cât timp și cum,
- normele privind protecția datelor cu caracter personal (GDPR),
- reglementări fiscale, contabile și de resurse umane legate de termenul de păstrare al anumitor acte,
- proceduri interne de arhivare, conform politicilor organizației.
Aceste cunoștințe îți oferă încredere și îți dau autoritatea să iei decizii corecte în activitatea zilnică
Pașii pentru a deveni arhivar profesionist
Acum că știi ce face un arhivar și ce abilități sunt necesare, e momentul să vorbim despre cum poți deveni unul. Vei vedea că drumul este clar și accesibil, iar cu pașii potriviți poți trece rapid de la interes la carieră.
Educație și formare necesară
Primul pas este să ai cel puțin studii medii finalizate (diplomă de bacalaureat). Pentru a putea profesa ca arhivar, este necesară și parcurgerea unui curs de calificare recunoscut de Autoritatea Națională pentru Calificări (ANC).
Acest curs îți oferă toate noțiunile teoretice și practice de bază pentru a putea începe să lucrezi în domeniu.
Dacă vrei să mergi și mai departe, poți opta și pentru studii universitare în domenii precum științele informării, istorie sau administrație publică, dar acestea nu sunt obligatorii pentru a obține calificarea de bază.
Certificări și acreditări disponibile
După ce finalizezi un curs de calificare profesională, vei obține un certificat de arhivar recunoscut de Autoritatea Națională pentru Calificări (ANC). Acest document atestă că ai competențele necesare pentru a lucra legal în domeniu, atât în instituții publice, cât și în companii private.
Un exemplu recomandat este cursul de arhivar organizat de Bestcor. Acesta este acreditat ANC și include atât pregătire teoretică, cât și modul practic, astfel încât să poți aplica imediat ceea ce înveți.
Vei dobândi cunoștințe despre:
- organizarea și gestionarea arhivelor fizice și digitale,
- legislația din domeniu,
- utilizarea instrumentelor specifice muncii de arhivare,
- redactarea și evidența documentelor.
La finalul cursului, primești certificatul de calificare profesională, însoțit de o suplimentare descriptivă a competențelor dobândite – un document util dacă îți dorești să aplici pentru un loc de muncă sau chiar să activezi în străinătate.
Alege o formare serioasă, care să te pregătească temeinic și să-ți deschidă uși în carieră.
Stagii și experiență practică
În meseria de arhivar, experiența practică face diferența. Indiferent cât de bine ai învățat teoria, contactul direct cu munca de arhivare – fie într-un birou, fie într-o instituție – îți oferă o imagine clară asupra cerințelor reale ale postului.
Multe cursuri includ un modul de practică, dar poți căuta și stagii de voluntariat sau internship-uri în arhive locale, biblioteci, primării sau firme care au departamente de arhivă. Acestea te vor ajuta să capeți încredere și, uneori, chiar să obții primul loc de muncă în domeniu.
Dezvoltarea portofoliului profesional
Deși nu este o meserie creativă în sensul clasic, și ca arhivar îți poți construi un portofoliu profesional. Cum?
- Păstrează dovezi ale proiectelor în care ai contribuit la reorganizarea unei arhive.
- Notează procedurile implementate sau îmbunătățite.
- Fă-ți un CV orientat pe competențele specifice meseriei: organizare, respectarea normelor legale, utilizarea softurilor de gestiune etc.
Cu timpul, acest portofoliu poate deveni un atu important dacă aplici pentru posturi mai bine plătite sau cu responsabilități mai mari.
Evoluția în cariera de arhivar și salariu
După ce ai aflat ce face un arhivar și cum poți obține calificarea necesară, e normal să te întrebi: „Care sunt șansele reale de a crește în acest domeniu?”
Vestea bună e că arhivistica nu este o meserie statică. Cu experiență și implicare, poți urca frumos în carieră și poți accesa poziții mai bine plătite sau mai specializate.
Niveluri de carieră: de la începător la expert
La început, vei ocupa probabil un post de arhivar debutant, într-o instituție publică, o firmă privată sau într-un birou de arhivă externizat.
Vei lucra sub supravegherea unui arhivar cu experiență, iar responsabilitățile tale vor fi legate în principal de organizarea, clasificarea și evidența documentelor.
Pe măsură ce acumulezi experiență, poți ajunge la:
- arhivar specialist, cu responsabilități de coordonare a arhivei,
- responsabil de arhivă – un rol mai administrativ, care implică decizii legate de proceduri și conformitate,
- consultant sau auditor în domeniul arhivistic, în special în companii mari sau în instituții care externalizează serviciile de arhivare.
Salariu arhivar în funcție de experiență și specializare
Salariul variază în funcție de domeniul în care lucrezi, nivelul de experiență și zona geografică. În general, poți lua în calcul următoarele repere:
- începător (0–2 ani experiență): între 2.500 și 3.500 lei net/lună, în funcție de angajator,
- nivel mediu (3–5 ani): între 3.500 și 4.500 lei net/lună,
- avansat / specialist (peste 5 ani): poate depăși 5.000 lei net/lună, mai ales în instituții mari sau în roluri de coordonare.
Dacă lucrezi în sistemul public, salariul este stabilit prin grilele de salarizare bugetară, iar în mediul privat poate varia mai mult în funcție de complexitatea activității și dimensiunea companiei.
Oportunități de avansare profesională
Cariera de arhivar îți poate oferi mai multe direcții de dezvoltare, în funcție de ce îți dorești pe termen lung. Iată câteva exemple:
- specializare pe arhivare digitală, tot mai căutată odată cu digitalizarea proceselor interne,
- accesarea unor posturi de conducere, precum coordonator de compartiment sau șef de serviciu arhivă,
- colaborări externe ca expert în conformitate documentară, mai ales pentru firme care trebuie să respecte standarde stricte de păstrare și audit,
- implicare în proiecte internaționale sau în arhive istorice, dacă ai o pasiune pentru patrimoniu și cercetare.
Cu o bază solidă și o atitudine profesionistă, poți transforma această meserie într-o carieră pe termen lung, cu stabilitate, recunoaștere și satisfacție personală.
A fi arhivar înseamnă mult mai mult decât să lucrezi cu dosare. Este o meserie esențială, care susține buna funcționare a oricărei organizații și care îți oferă stabilitate, claritate și posibilitatea de a contribui real la un sistem bine pus la punct.
Acum că știi ce face un arhivar, ce competențe sunt necesare și ce pași trebuie să urmezi pentru a intra în acest domeniu, tot ce mai rămâne este să faci primul pas.
Cu o calificare recunoscută, puțină practică și dorința de a învăța, poți construi o carieră sigură și respectată, cu oportunități de creștere pe termen lung.
Alege să investești în tine și în viitorul tău profesional – pentru că arhivarea nu este doar despre trecut, ci despre a pregăti prezentul pentru un viitor bine documentat.
Imagini generate cu AI
0 Comentarii